LEGALIZAÇÃO EM DOCUMENTOS

 Abreviaturas utilizadas:

a)       DAC: Divisão de Assistência Consular;

b)      DCA: Divisão de Comunicações e Arquivo;

c)       MRE: Ministério das Relações Exteriores.

I – O que é a legalização de documentos?

Por legalização de documentos se entende o processo pelo qual o Ministério das Relações Exteriores reconhece, por cortesia, assinaturas em documentos públicos feitos no Brasil, para posterior procedimento da legalização consular nas representações diplomáticas e consulares estrangeiras dos países para onde se destinam tais documentos.

Atenção para a diferença de significado nos termos: Reconhecimento de firma, Autenticação de cópia, Legalização consular e Legalização.

 II –   Como obter legalização de documentos:

 Há duas maneiras de se legalizar um documento:

1) Pessoalmente - apresentando-o pessoalmente no balcão de atendimento doMinistério das Relações Exteriores em Brasília, DF, ou, no caso de documentos emitidos nos respectivos Estados, ou em Estados sob suas jurisdições, nos Escritórios Regionais do Rio de Janeiro(RJ), de Belo Horizonte (MG) e de Florianópolis (SC).

Ao solicitar atendimento no balcão do Setor de Legalização, é importante observar as seguintes informações:

a) horário de atendimento ao público: das 09:30 às 12:30 horas;

b) as informações pertinentes aos documentos a serem apresentados pelo interessado para uma finalidade específica (quais, quantos, tipo, validade) devem ser obtidas junto a Embaixada ou Consulado do país para onde se destinam os documentos;

c) o Setor de Legalização recebe o máximo de quinze (15) documentos apresentados por pessoa/dia, para o retorno em 24 horas. Acima dessa quantidade, aplica-se o critério da correspondência de mais 24 horas para cada lote de 15 documentos;

 d) entrega-se apenas um (1) número de protocolo para cada pessoa;

 e) qualquer pessoa, inclusive despachante contratado, pode representar o interessado para entrega e retirada de documentos no balcão de atendimento do Setor de Legalização da DAC, MRE, ficando dispensada a apresentação de cédula de identidade ou procuração. O Setor de Legalização, entretanto, não faz recomendação a quaisquer serviços de despachantes;

 f) documento(s) destinado(s) à Argentina precisa(m) ser mencionados no momento da entrega no balcão de atendimento, tendo em vista Acordo sobre Legalização em Documentos firmado com o Brasil;

 g) uma vez entregue(s) pessoalmente no balcão, contra recebimento de protocolo numerado, o(s) documento(s) deve(m) ser retirado(s) preferencialmente pela mesma pessoa, para sua necessária conferência. O(s) documento(s) recebido(s) no balcão não pode(m) ser devolvidos pela via postal.

 III – Prazos de processamento e devolução:

 1) Balcão de atendimento - Para os documentos recebidos no balcão de atendimento: vinte e quatro (24) horas (dia útil seguinte ao da recepção), para o máximo de quinze (15) documentos apresentados por pessoa/dia. O portador de até três (3) documentos poderá recebê-los legalizados no mesmo dia.

 2) Via postal - de trinta (30) a quarenta (40) dias.

 IV – Orientação quanto a documentos:

  a) o Ministério das Relações Exteriores não legaliza documentos expedidos em outros países. Eles devem ser legalizados no Consulado ou Setor Consular da Embaixada do Brasil no país onde o documento teve origem;

 b) cópias de documentos estrangeiros não são legalizadas pelo MRE, mas podem ser autenticadas junto à representação Diplomática ou Consular do país onde foi expedido o documento;

 c) apenas os documentos públicos originais feitos em Cartório dispensam, em princípio, o reconhecimento da assinatura do Tabelião ou Notário;

 d) nos demais documentos, é necessário que se reconheça em Cartório, na via original, a assinatura do responsável pela sua emissão;

 e) desde que estejam originalmente autenticadas por Cartório, podem ser legalizadas pelo MRE cópias de documentos de identificação pessoal, tais como carteira de identidade, passaporte, título de eleitor, CPF, certificado de dispensa de incorporação, bem como cópias do Diário Oficial da União ou dos Estados da Federação, contas de água, energia elétrica e telefone;

 f) a legalização em documentos destinados a menores, tais como: (1) Termo de Guarda, e (2) Termo de Responsabilidade de Guarda, é feita apenas em documentos obtidos de Juizado da Infância e da Juventude, com a assinatura da autoridade signatária reconhecida em Cartório;

 g) documento que trata de viagem de menor ao exterior precisa estar de acordo com o disposto na Resolução nr. 51, de 23/03/2008, do Conselho Nacional de Justiça. Deve ser feito em (2) duas vias iguais, as quais devem conter foto do menor e as assinaturas dos pais ou responsáveis pela emissão do documento. Tais assinaturas devem ser reconhecidas em Cartório para se obter a legalização do documento;

 h) no que diz respeito a cópias autenticadas de documentos que não tenham sido feitos em Cartório, são legalizadas aquelas extraídas de documentos que tiveram a firma do responsável pela sua emissão previamente reconhecida na via original pelo Cartório;

 i) para que sejam legalizados programas curriculares ou conteúdo programático de cursos de nível superior, é necessária a apresentação de DECLARAÇÃO (conforme modelo anexo), assinada pela autoridade escolar, com firma reconhecida em Cartório e anexada ao conjunto de documentos;

 j) em razão da finalidade legal estabelecida para documentos tais como procurações, atestados de antecedentes criminais ou certidões negativas, serão legalizadas apenas as vias originais destes documentos;

 k) os documentos originados de órgãos, instituições e autarquias públicas, emitidos pela via eletrônica, tais como (1) comprovante de declaração de IRPF, (2) declarações de inscrição no CNPJ ou CPF, não trazem a assinatura do responsável pela sua emissão. Neste caso, o próprio interessado pode assinar e reconhecer em Cartório sua assinatura, para obter a legalização do documento;

 l) documentos expedidos via internet, tais como: (1) Certidões de Distribuição (Nada Consta) emitidas pelo Poder Judiciário, (2) Certidões de Antecedentes Criminais, emitidas pela Polícia Federal, (3) Certidões Positivas ou Certidão Negativa de Débitos emitidas pela Receita Federal ou Secretaria de Finanças estadual e (4) Certificado de Regularidade do FGTS – CRF emitido pela CEF, devem ser levados ao Cartório, o qual, após verificar sua autenticidade, de acordo com as instruções constantes do próprio documento, certificará a autenticidade desses documentos (Lei nº 8.935/94, art. 6º, inciso III) para que o MRE possa efetuar a legalização;

 m) não se pode legalizar documentos plastificados uma vez que a legalização é processada diretamente no documento por carimbo em tinta;

 n) a legalização em cópia autenticada, que acompanha a via original do documento, fica limitada a dois exemplares;

 o) as cópias de documentos feitos em Cartório, tais como Certidões de Nascimento, Casamento, Óbito e Escrituras Públicas de Declaração, precisam ser autenticadas pelo Cartório para serem legalizadas;

 p) cópias de documentos nas quais aparece o reconhecimento de firma feita anteriormente em Cartório, precisam ainda ser autenticadas para que sejam legalizadas;

 q) para que possam ser legalizadas cópias extraídas dos originais de processos e sentenças judiciais, deverão ser autenticadas pelo Cartório Judicial correspondente todas as páginas contidas no processo.

  Observações

 (i) a maioria dos Tradutores Juramentados do DF têm cartão autógrafo (assinaturas e rubricas) depositado no Setor de Legalização da DAC, dispensando, assim, reconhecimento de firma em Cartório. Já os sediados em outros estados precisam ter suas assinaturas reconhecidas em Cartório ou, alternativamente, remeter seus respectivos cartões autógrafo ao Setor de Legalização da DAC, no MRE;

 (ii) é necessário consultar a Embaixada ou Consulado do país no qual os documentos brasileiros serão apresentados para saber se as traduções feitas por tradutores juramentados brasileiros são aceitas no país de destino. (A Espanha, por exemplo só aceita traduções feitas por tradutores juramentados espanhóis).

 Esclarecimentos

 a) Reconhecimento de firma: processo pelo qualCartório de Ofícios e Notas ou Notário Público reconhece, por autenticidade ou semelhança, a assinatura do responsável pela emissão de um documento;

 b)     Autenticação de cópia: procedimento pelo qual um Cartório de Ofícios e Notas ou Notário Público atesta a fiel reprodução (cópia) de um documento;

 c) Legalização consular: reconhecimento por funcionário consular brasileiro no exterior ou pelo funcionário consular estrangeiro no Brasil de assinatura em documentos;

 d) Legalização: reconhecimento, por cortesia, pelo Ministério das Relações Exteriores (Brasil), de assinatura aposta em documento previamente emitido ou reconhecido em cartório nacional. As informações a seguir dizem respeito especificamente a esse processo.

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